COMUNICACIONES EFECTIVAS
Si Ud. desea ser más efectivo en sus comunicaciones interpersonales tenga en cuenta lo que han dicho muchos grupos de directivos.

1. Piense con la cabeza, antes de hablar con la boca.
2. Precise los objetivos que quiere lograr y las mejores estrategias para lograrlo.
3. Adapte lo que quiere decir al receptor y a la situación.
4. Seleccione el momento, el lugar, y el canal oportunos y adecuados.
5. Recuerde que la forma en que diga algo es tan importante como lo que se dice.
6. Evite expresiones que puedan dificultar el razonamiento y generar posiciones defensivas.
7. Obtenga cierta “retroalimentación” del receptor, para cerciorarse de que el mensaje ha sido entendido correctamente.
8. Mantenga una actitud de “Escucha Activa”, centre la atención en lo fundamental de lo que se dice, sea empático, trate de identificar sentimientos.
9. Muéstrele al otro que tiene interés en lo que diga.
10. Sea flexible, adapte su expresión y estilos a la situación que se genere en el diálogo.

Fuente: Alexis Codina
http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=615

TECNICAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

1. Aprenda a utilizar su principal herramienta: la palabra. Existe una gran distancia entre la imagen mental de lo que queremos decir, lo que sabemos decir, lo que decimos, lo que se oye, lo que efectivamente se escucha, lo que se comprende, lo que se acepta, lo que se retiene y lo que se pone en práctica. Según James T. McCay, una conversación es una interacción de pensamiento, sentimiento, movimiento y electroquímica en un medio ambiente durante cierto periodo. Por ello es tan necesario mejorar nuestra capacidad de comunicación y saber utilizar todo el poder creativo de las palabras en el momento oportuno y evitar los malos entendidos que generan grandes pérdidas de tiempo y dinero.

2. Domine diversas habilidades de gestión. La obsolescencia de conocimientos o habilidades es cada vez más rápida debido a la cantidad de información accesible por todos y al uso creciente de la tecnología. Es crítico, por ejemplo, dominar los paquetes informáticos a nivel usuario porque están diseñados para agilizar las tareas. Y muchas veces no nos damos el tiempo para capacitarnos y simplemente lo aprendemos a “la buena de Dios”, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero. Una estadística de The Gardner Group dice que un empleado que no lleva un curso de capacitación en informática tarda hasta siete veces más en ser productivo con una nueva herramienta.

3. Planificación de actividades. La planificación responde a las interrogantes “qué, cómo, quién y cuándo” de sus metas y prioridades. Ahora bien, debe ser igualmente flexible para adaptarse rápidamente a los cambios. En el corto plazo, es decir, un día, haga una lista de tareas y asígneles una prioridad y un plazo de tiempo. Realice aquellas tareas menos agradables a primera hora del día.

4. Organización personal. La ergonomía juega un papel crítico con respecto a un buen rendimiento. Evite improvisar escritorios para la computadora que no tengan bandejas especiales para el teclado, porque puede causar mucha fatiga y problemas de columna. Asimismo, ordene su escritorio para tener la información a la mano, bandejas de entrada y salida, maneje UN archivo por proyecto, use un sólo directorio o agenda electrónica.

5. Postergaciones y prioridades. El arte de postergar es inherente a la naturaleza humana, no nos debemos sentir culpables por ello, pero sí tomar las riendas conscientemente de qué es lo que por lo general postergamos: tareas desagradables o demasiado simples, trabajos o proyectos nuevos, contactar con personas nuevas, resolver conflictos con personas difíciles, etc.; y empezar por resolver esos asuntos primero. Las prioridades se deben fijar equilibrando dos conceptos: Importancia (alta o baja) y Urgencia (alta o baja).

6. Manejo de reuniones. Evite ser partícipe de muchas reuniones para “conversar”. Defina una agenda y una finalidad. Aprenda a liderar las discusiones para que todos puedan expresar sus opiniones y llegar a una conclusión. Haga un resumen después de cada reunión indicando las acciones pendientes de seguimiento. Distribuya rápidamente el resumen y las conclusiones a todos los asistentes.

7. Uso adecuado del teléfono. Dedíquele un tiempo para realizar y atender llamadas telefónicas en bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escríbalas en un papel. No pida que le devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta. Utilice un reloj de arena cerca del teléfono o póngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano.

Fuente: Victoria Flórez Manzini
www.umano.com.pe/docs/pdf/adm_tiempo.pdf

CONSEJOS PARA LOGRAR EL EQUILIBRIO

1. Propóngase metas realistas tanto cuantitativas como cualitativas. El éxito depende de diversos factores, unos medibles y otros no, pero igualmente importantes. Tan importante es cuánto se logra y cómo se logra. Evite basarse en demasiadas suposiciones a futuro, que necesariamente van a variar.

2. Planifique lo que puede y debe abarcar personalmente y aprenda a delegar responsabilidades y no solamente tareas que luego le consuman a usted tiempo de supervisión innecesario. Su misión es liderar el “ataque” a los competidores y dejar que su equipo lleve a cabo el trabajo.

3. Eleve su autoestima. ¿A quién quiere impresionar dedicándole excesivas horas diarias al trabajo? Es fundamental sentirse orgulloso de lo que uno está haciendo AHORA. La preocupación es enemiga de la creatividad.

4. Concrete sus ideas abstractas. Las buenas intenciones necesitan un tren de aterrizaje. Es sorprendente la cantidad de tiempo que se pierde con frases futuristas e impersonales como “se debería”, “faltaría hacer esto o aquello”, “sería interesante”, “por qué no hacen esto”, etc. Seamos más proactivos y menos “opinionados”.

Fuente: Victoria Flórez Manzini
www.umano.com.pe/docs/pdf/adm_tiempo.pdf

Si eres socia de OWIT y quieres hacer una consulta profesional puedes escribirnos a: owitperu@owitperu.org. Nos reservamos el derecho de edición y publicación.